30.03.2010 „Dobre okienk@ - otwórz się na dobre” - program wolontariatu pracowniczego KATEGORIA: Firmy komercyjne i fundacje firm  Cel programu
Idea wolontariatu pracowniczego w Microsoft powstała w oparciu o misję firmy i stanowi rozwinięcie działań społecznych realizowanych w ramach długofalowej i przemyślanej strategii odpowiedzialnego biznesu całej firmy. W Microsoft misją firmy oraz programu społecznego zaangażowania pracowników jest „sprawiać by firmy i ludzie na całym świecie mogli w pełni realizować swój potencjał”. Podejmowanie przez firmę kwestii społecznych jest istotnym elementem realizacji strategii odpowiedzialności społecznej, w którą wpisuje się także program osobistego zaangażowania społecznego pracowników. Uruchomienie w lutym 2009 r. programu wolontariatu pracowniczego w firmie, wynikało z przeświadczenia o możliwościach wkładu własnego pracowników, ich doświadczenia i kompetencji, w podejmowanie działań społecznych na rzecz potrzebujących, przy wsparciu ze strony firmy.
Metody realizacji programu
- Badanie pracownicze poprzedzające wdrożenie programu – określenie celu osobistego, społecznego i korporacyjnego
W Microsoft wszelkie prace nad wdrożeniem programu wolontariatu poprzedziło badanie pracownicze przeprowadzone w roku 2008 przez firmę Inwestycje Społeczne. Składały się na nie liczne konsultacje z pracownikami firmy, ankiety mailowe oraz wywiady bezpośrednie. Zdefiniowano w ten sposób preferencje pracowników co do rodzaju działań oraz ich beneficjentów. Wyniki badania stanowiły podstawę opracowania kryterium osobistego pracowników w ramach programu wolontariatu pracowniczego. 92 % pracowników wypowiedziało się pozytywnie na temat możliwości społecznego zaangażowania w ramach programu społecznego wdrożonego w firmie
Określenie celu społecznego z perspektywy Microsoft, wynikało głównie z charakteru działalności i misji firmy. Firma działająca w branży IT naturalnie najlepiej odpowiada na potrzeby społeczne dotyczące docierania z nowoczesnymi technologiami do wszystkich warstw piramidy społecznej i regionów kraju. W tych dziedzinach, najbliższych naturalnemu środowisku pracy, firma i jej personel najdokładniej mogą spełnić oczekiwania społeczne. Te społeczne kryteria poszerzone zostały o inne obszary możliwości społecznego zaangażowania pracowników, wyłonione w badaniu pracowniczym. Stosownie do określonych w nim grup beneficjentów i misji firmy, zdefiniowano organizacje non profit, w których działalność mogliby się włączyć wolontariusze firmy oraz wyłoniono cele i potrzeby społeczne tych organizacji, będące wyzwaniem dla wolontariuszy.
Z perspektywy pracodawcy cel wolontariatu pracowniczego zakładał m.in. wzmocnienie polityki personalnej, zwiększenie integracji pracowników z firmą, podniesienie poziomu ich satysfakcji. Program służy także wzmocnieniu świadomości społecznej pracowników zgodnie z misją oraz strategią odpowiedzialności społecznej firmy. Wolontariusze, realizujący własną potrzebę zaangażowania społecznego, wspierają społeczne działania firmy np. w zakresie szkoleń IT dla organizacji non-profit objętych programem grantów oprogramowania. Są zatem istotnym wsparciem dla globalnych działań firmy w zakresie społecznego zaangażowania.
- Nazwa programu
Wolontariat Microsoft otrzymał swoją nazwę drogą konkursu przeprowadzonego wśród pracowników. Miał na celu wzmocnić ich świadomość odnośnie programu, zaangażować i udostępnić pracownikom realny wpływ na procesy wewnętrzne. Oddanie pracownikom decyzji o nazwie, w myśl zasady „nic o nas bez nas” dodatkowo podkreślało fakt, iż jest to program oparty na kreatywności kadry pracowniczej, energii i chęci niesienia pomocy na poziomie osobistym. Program wolontariatu pracowniczego otrzymał nazwę „Dobre okienk@ - otwórz się na dobre”.
- Wsparcie firmy dla programu wolontariatu pracowniczego
Uwzględniając wyniki przeprowadzonego badania pracowniczego firma udzieliła wsparcia dla wolontariuszy poprzez m.in.
• Dodatkowe 3 dni wolne na wolontariat w skali roku
• Ubezpieczenie wolontariuszy
• Wprowadzenie funkcji Koordynatorów organizujących aktywności grupowe, włączające także uczestnictwo członków rodzin, wspieranie działań indywidualnych
• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej poprzez intranetowy portal wolontariatu (informacje bieżące, forum wymiany doświadczeń, narzędzia mierzące poziom zadowolenia, rejestracja online etc.), regularne malingi do pracowników, Newsletter firmowy oraz telewizję firmową.
• Narzędzia motywujące: wkład Zarządu, wyższej kadry managerskiej, dyplomy i wyróżnienia.
Struktura programu
Program Wolontariatu Pracowniczego w polskim oddziale Microsoft został uruchomiony w lutym 2009 r., jako przemyślana, kompleksowa i długofalowa inicjatywa w ramach strategii odpowiedzialności społecznej firmy. Na podstawie uzyskanych wyników badania wśród pracowników i konsultacji z trzecim sektorem, opracowano scenariusze programów, zasady oraz harmonogram działań.
W efekcie powstały dwa filary Programu Wolontariatu Pracowniczego w Microsoft:
1. „Bezpieczeństwo dzieci w Internecie”,
2. „Praca na rzecz organizacji pozarządowych”.
Pracownicy Microsoft otrzymali 3 dodatkowe dni urlopu płatnego w ciągu roku kalendarzowego na działania wolontariackie oraz możliwość wyboru pomiędzy różnymi działaniami, dzięki czemu mogą zaangażować się w taki projekt, który najbardziej odpowiada ich predyspozycjom, zainteresowaniom i doświadczeniu. Program Wolontariatu opiera się na trzech bardzo ważnych zasadach:
• Dobrowolności – każdy pracownik ma wolny wybór, ponieważ bycie wolontariuszem jest formą aktywności dodatkowej.
• Dobroczynności – działania podejmowane w ramach programu mają na celu realną pomoc potrzebującym.
• Zaangażowanie – pomoc i zaangażowanie na rzecz potrzebujących każdego wolontariusza jest ważna i potrzebna.
W ramach aktywności związanych z bezpieczeństwem dzieci w Internecie pracownicy Microsoft mogą prowadzić szkolenia i warsztaty dla nauczycieli, dzieci i ich rodziców (w dowolnie wybranych szkołach, np. tych, do których uczęszczają ich dzieci) na temat zagrożeń, jakie czekają na najmłodszych w Internecie. Spotkania te mogą poprowadzić przy wykorzystaniu specjalnie opracowanych przez Microsoft, Fundację Dzieci Niczyje oraz Fundację „Kierowca Bezpieczny” i Krzysztofa Hołowczyca – ambasadora dobrej woli projektu Bezpieczeństwa Dzieci w Internecie, który zaangażował się społecznie w opracowanie materiałów edukacyjnych w ramach kampanii „3...2...1...Internet”. Ideą tych szkoleń adresowanych do uczniów klas IV-VI szkół podstawowych, jest propagowanie bezpiecznego korzystania z Sieci przy wykorzystaniu popularnych i lubianych przez dzieci metod: kreskówek, łamigłówek i innych form edukacji poprzez zabawę. Głównym celem zajęć „3…2…1… Internet” jest prezentacja dobrego korzystania z Sieci, jako alternatywy do zachowań ryzykownych, takich jak cyberprzemoc, spotkania z osobami znanymi wyłącznie z Internetu, upublicznianie danych osobowych, zjawiska piractwa w sieci, czy też uzależnienia od Internetu. Filar „Bezpieczeństwo dzieci w Internecie” w ramach Programu Wolontariatu Pracowniczego został uruchomiony w maju 2009 r. i od samego początku cieszy się dużym zainteresowaniem pracowników Microsoft, którzy zauważają problem i chcą się aktywnie włączać w działania mające na celu edukowanie najmłodszych i ich opiekunów, jak bezpiecznie korzystać z Internetu i komputerów, po to by przynosiły im jak najwięcej korzyści, a nie zagrożeń.
Drugim filarem Programu Wolontariatu w Microsoft jest „Praca na rzecz organizacji pozarządowych”, w ramach którego pracownicy firmy mogą wspierać organizacje o charakterze społecznym w różnych dziedzinach. Dzięki współpracy z różnymi organizacjami pozarządowymi pracownicy-wolontariusze mogą angażować się w pomoc z zakresu edukacji informatycznej, przy instalacji oprogramowania, prowadzenia szkoleń, bądź też realizować się przy pracach fizycznych, tłumaczeniowych, biurowych lub też po prostu zajmując się podopiecznymi organizacji którzy potrzebują wsparcia.
Program Wolontariatu Pracowniczego opiera się na współpracy z organizacjami pozarządowymi, które najlepiej znają problemy lokalnych społeczności i docierają ze wsparciem bezpośrednio do tych grup społecznych, które takiej pomocy potrzebują. W ramach programu wolontariatu pracownicy firmy mają możliwość wsparcia i działania na rzecz Fundacji Dzieci Niczyje, Fundacji Pomocy Matematykom i Informatykom Niesprawnym Ruchowo, Fundacji G10, Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce, Stowarzyszenia „Otwarte Drzwi”, Fundacji Azyl pod Psim Aniołem, Fundacji Społeczeństwa Wiedzy oraz Fundacji Inkubator Technologiczny przy British-Polish Chamber of Commerce i in.
Wyzwania
• Zaangażowanie kadry managerskiej jako narzędzie motywacji i tzw. „dobrego przykładu”
Działanie zespołowe o charakterze ogólnego dobra społecznego zainicjował Zarząd polskiego oddziału Microsoft. Do przygotowanej przez nich inicjatywy chętnie przyłączyli się inni pracownicy tworząc 30 osobowy zespół 60 pracowitych rąk i 30 wielkich serc. Na zniszczonym i zaniedbanym skwerku przed siedzibą organizacji społecznej stanął płotek, ławki i stolik do gry w szachy, a klepisko zamieniło się w park soczystej zieleni i kolorowych kwiatów. Projekt aranżacji zieleni przygotował wolontariusz społeczny stowarzyszenia, architekt zieleni, który przyłączył się do akcji i wniósł w nią dodatkowy wkład. Bezpośrednimi beneficjentami tej akcji byli podopieczni organizacji społecznej działającej na polu zwalczania wykluczenia społecznego i patologii. Wolontariusze pracowali wspólnie z podopiecznymi organizacji, w ramach ich terapii zajęciowej.
Pozytywne interakcje
- Postawy pracowników propagujących ideę pracy społecznej w środowisku pozazawodowym. W akcjach grupowych związanych z krzewieniem właściwych postaw korzystania z Internetu wolontariusze uczestniczą wraz ze swoimi dziećmi. Podobnie jest w inicjatywach dot. opieki nad zwierzętami. W spacery z psami ze schroniska wolontariusze angażują własne dzieci, od najmłodszych lat zapoznając je z działaniami dobroczynnymi.
- Łączenie sił z wolontariuszami innych organizacji oraz wzajemna motywacja. Taką wspólną akcję podjęła grupa pracowników w ramach filaru „Edukacja”. W nawiązaniu do Dnia Bezpiecznego Internetu zorganizowano sesję n.t. bezpieczeństwa internetowego dla 300 uczniów, ich nauczycieli i opiekunów. Do udziału w przygotowaniu spotkania zaproszono wolontariuszy Fundacji Orange, łącząc siły, wymieniając się doświadczeniami, zwiększając potencjał.
Nowi liderzy. W ramach programu z natury pozbawionego hierarchii zawodowej powstają nowi liderzy, wolontariusze, którzy swoimi pomysłami i zaangażowaniem są w stanie „zarazić” innych. Przykładem jest Akcja Honorowego krwiodawstwa, zainicjowana przez pracownika Microsoft, który w swe działania zaangażował 50 uczestników. Projekt ten został także zaimplementowany w sąsiadujących firmach, jako wartościowa inicjatywa woluntarystyczna.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Wdrożenie programu wolontariatu wspiera skoordynowana, spójna komunikacja wewnętrzna. Pełni rolę informacyjną na temat misji programu, celów społecznych, osobistych i korporacyjnych, grup beneficjentów, prowadzonych oraz planowanych działań.
- Intranetowa strona wolontariatu – pełni rolę administracyjną oraz społecznościową. Usprawnia proces rekrutacji, minimalizuje formalności administracyjne, stanowi miernik frekwencji. Zawiera anonimowe kwestionariusze, za pośrednictwem których wolontariusze mogą wyrazić swoją opinię o programie. Dostępne są formularze satysfakcji opracowane na potrzeby organizacji społecznych, z którymi wolontariusz współpracuje. Zamieszczane są tam aktualności, wiadomości o osiągnięciach oraz planowanych inicjatywach. W sekcji zdjęć wolontariusze mogą dzielić się ze sobą pamiątkami z odbytych aktywności, opisywać zrealizowane przez siebie projekty. Korzystając z sekcji Forum, mogą ze sobą dyskutować, oraz budować społeczność osób zaangażowanych społecznie.
- Regularne malingi do pracowników – jest to narzędzie komunikacji wykorzystywane przez Koordynatorów programu wolontariatu. Informuje o wszelkich aktualnościach, ofertach współpracy społecznej, możliwościach pracy indywidualnej oraz planowanych projektach grupowych. Poprzez mailingi ogłaszane są także konkursy np. na nazwę programu wolontariatu.
- Newsletter – newsletter skierowany do pracowników raz w miesiącu drogą mailową oraz poprzez ekrany telewizyjne umiejscowione w strategicznych węzłach komunikacyjnych budynku firmy.
Działania PR
Miarą efektywności oraz docenieniem wypełnienia założeń programu było wyróżnienie dla wolontariatu pracowniczego Microsoft w konkursie branży PR „Złote Spinacze 2009”. Kapituła konkursu uznała program wolontariatu pracowniczego Microsoft jedną z trzech najlepszych kampanii odpowiedzialności społecznej roku 2009.
Informacje w mediach: NGO.pl, CSR.Info, webhosting.pl, newsletter Forum Odpowiedzialnego Biznesu oraz Centrum Wolontariatu, informacje na stronach partnerów.
Efektywność
W pierwszym roku realizacji założeń programu społecznego zaangażowania pracowników odnotowano 140 aktywnych wolontariuszy (ponad 30 % personelu firmy).
W przeprowadzonym po niemal roku funkcjonowania programu wolontariatu pracowniczego badaniu „Great Place to Work” (Instytut Polska) osiągnięte wyniki dowodzą także realizacji celu osobistego pracowników na bardzo wysokim poziomie. W świetle tych osiągniętych wyników badania firma, wychodząc naprzeciw potrzebom rozwoju osobistego pracowników, staje się dla nich lepszym pracodawcą:
• 78 % pracowników jest zadowolonych z możliwości wkładu pracy własnej na rzecz lokalnych społeczności,
• 82 % czuje dumę z pracy w Microsoft (poparte jest to wysokimi pozycjami w rankingach pracodawców).
Przykłady podejmowanych inicjatyw:
• Wspólna inicjatywa Microsoft i Fundacji Azyl pod Psim Aniołem, podczas której wolontariusze firmy Microsoft pracowali w schronisku dla zwierząt, spędzając czas na spacerze z psami, które od dawna nie widziały świata spoza krat. Wielu pracowników przyłączyło się również do akcji zbierania zabawek dla zwierząt mieszkających w schronisku.
• Lekcje na temat bezpiecznego korzystania z Internetu i nowoczesnych technologii przeprowadzone w jednej z warszawskich szkół podstawowych na podstawie materiałów dydaktycznych „3...2...1...Internet” opracowanych przez Microsoft, Fundację Dzieci Niczyje oraz Fundację „Kierowca Bezpieczny” i Krzysztofa Hołowczyca.
• Akcja rewitalizacji „Ogrody praskie” przeprowadzona przez wolontariuszy Microsoft i podopiecznych Stowarzyszenia „Otwarte Drzwi”. W przedsięwzięciu wzięło udział ponad 30 osób – wolontariuszy Stowarzyszenia „Otwarte Drzwi” oraz Microsoft. Ogrodnicy - amatorzy utworzyli trzyosobowe zespoły – część z nich zajęła się sadzeniem drzew i krzewów, a pozostali malowali ławkę i trzepak. Celem akcji było uświadamianie mieszkańcom Pragi, że wygląd otoczenia zależy od nich i że niewielkim nakładem sił mogą uczynić swoją okolicę bardziej przyjazną. Inicjatywa „Ogrody praskie” miała również zintegrować i zaktywizować lokalną społeczność po to, żeby w przyszłości sama inicjowała podobne projekty, dzięki którym Praga wyróżni się wśród stołecznych dzielnic i będzie miała powody do chwalenia się na arenie krajowej i międzynarodowej.
• Szkolenia z podstaw obsługi komputera dla seniorów w ramach programu 50+. Wolontariusze pomagali stawiać pierwsze kroki w dziedzinie informatyki naszym bliskim, rodzinom pracowników Microsoft, rodzicom, dziadkom, pomagając poznawać i praktycznie wykorzystywać nowoczesne technologie, które, jak wierzymy, mogą uczynić ich życie łatwiejszym.
• Szkolenia z obsługi programów komputerowych prowadzone dla pracowników organizacji społecznych, które taką potrzebę zgłosiły Koordynatorom programu wolontariatu. Po zajęciach z wolontariuszami organizacje społeczne mogą efektywniej wykorzystywać w swojej pracy i życiu możliwości, jakie stwarza nowoczesne oprogramowanie i Internet. |
